Kebijakan Privasi
Berlaku untuk aplikasi web SchoolMantic dan aplikasi mobile Android (SchoolMantic Mobile & SchoolMantic NFC/Barcode Attendance).
Terakhir diperbarui: 18 Juli 2026
SchoolMantic dioperasikan oleh PT. Polmantic Media Citra ("SchoolMantic", "kami"). Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, membagikan, dan melindungi data pribadi pengguna — meliputi pelanggan/admin sekolah, pegawai (guru & staf), wali siswa, dan siswa — pada aplikasi web (app.schoolmantic.com / subdomain sekolah) maupun aplikasi mobile Android SchoolMantic.
Sekolah yang berlangganan SchoolMantic bertindak sebagai pengendali data (data controller) atas data siswa, pegawai, dan wali di sekolah tersebut. SchoolMantic bertindak sebagai penyedia layanan (data processor) yang memproses data tersebut sesuai instruksi sekolah dan semata-mata untuk menjalankan fitur absensi & administrasi sekolah.
Data yang Kami Kumpulkan
Data Identitas
Nama lengkap, NISN/kode pegawai, nomor HP, alamat email, foto profil, dan data sekolah/kelas/jabatan terkait akun Anda.
Lokasi (GPS)
Titik lokasi diambil saat pegawai melakukan absensi mandiri (selfie) melalui aplikasi mobile, untuk memverifikasi kehadiran dilakukan di lokasi yang wajar.
Foto Absensi (Selfie)
Foto yang diambil pegawai saat absensi mandiri, disimpan sebagai bukti kehadiran dan dapat dilihat oleh admin sekolah terkait.
Data Absensi dari Perangkat
Data kehadiran (waktu masuk/pulang) yang tercatat dari kartu RFID/barcode/QR, mesin sidik jari, kamera CCTV pengenalan wajah, atau aplikasi scanner sekolah. Template sidik jari/wajah disimpan pada perangkat fisik di sekolah, bukan pada server SchoolMantic.
Notifikasi Push & WhatsApp
Token perangkat untuk mengirim notifikasi kehadiran (push notification & WhatsApp) kepada wali siswa dan pengguna terkait.
Data Penggunaan Aplikasi
Log aktivitas dasar (waktu login, halaman yang diakses) untuk keperluan keamanan dan audit perubahan data (audit log).
Cara Kami Menggunakan Data
- Mencatat & merekap kehadiran siswa dan pegawai secara akurat.
- Mengirim notifikasi kehadiran real-time ke wali siswa melalui WhatsApp/push notification.
- Memverifikasi lokasi & keaslian absensi mandiri pegawai (anti-fake location).
- Menyediakan laporan & rekapitulasi absensi untuk admin sekolah.
- Keamanan akun, pencegahan penyalahgunaan, dan pencatatan audit log.
Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Kami tidak menjual data pribadi Anda. Data hanya dibagikan pada situasi berikut:
Sekolah Pengguna Layanan
Data siswa, pegawai, dan wali hanya dapat diakses oleh sekolah yang bersangkutan (multitenant) — setiap sekolah tidak dapat melihat data sekolah lain.
Penyedia Notifikasi WhatsApp
Nomor HP wali siswa/pegawai dibagikan ke penyedia layanan pengiriman pesan WhatsApp semata-mata untuk mengirim notifikasi kehadiran.
Gerbang Pembayaran (DOKU)
Untuk pembayaran langganan sekolah, data transaksi diproses oleh DOKU sebagai payment gateway sesuai kebijakan privasi DOKU sendiri.
Penyedia Layanan Cloud
Foto dan berkas disimpan di penyimpanan cloud (AWS S3) dan basis data terkelola, dengan akses dibatasi hanya untuk operasional aplikasi.
Keamanan & Penyimpanan Data
Data disimpan pada basis data dan penyimpanan cloud dengan akses dibatasi berdasarkan peran pengguna dan sekolah masing-masing (isolasi antar sekolah). Absensi siswa & pegawai tidak pernah dihapus secara permanen — koreksi data dilakukan melalui mekanisme yang tercatat di audit log, bukan hapus-lalu-buat-ulang.
Data Anak (Siswa)
Data siswa didaftarkan & dikelola oleh admin sekolah sebagai wali data resmi, bukan didaftarkan mandiri oleh siswa. Wali siswa dapat memantau data kehadiran anaknya melalui akun wali yang terhubung ke akun siswa.
Hak Anda
- Meminta salinan data pribadi yang tersimpan terkait akun Anda.
- Meminta koreksi data yang tidak akurat melalui admin sekolah masing-masing.
- Meminta penghapusan akun setelah tidak lagi berstatus aktif di sekolah, sesuai kebijakan retensi sekolah dan ketentuan hukum yang berlaku.
- Menghubungi kami melalui kontak di bawah untuk pertanyaan seputar privasi data.
Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan diinformasikan melalui aplikasi atau halaman ini, dengan tanggal pembaruan terbaru di bagian atas.
Kontak Kami
PT. Polmantic Media Citra
Jl. Flamboyan No 28, Perum Duta Kranji, Bintara — Bekasi Barat, Kota Bekasi
Email: info@schoolmantic.com
WhatsApp: 0811-945-222